ENJEU D’UNE BONNE ORGANISATION NUMERIQUE DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS AU SEIN D’UNE ENTREPRISE

La conservation des documents administratifsest indispensable pour chacun d’entre nous. Car à un moment donné, il peut être indispensable d’y avoir recours si l’administration les sollicite ou pour justifier certaines opérations et des prises de décisions. Mais le stockage des documents n’est pas toujours réalisé convenablement, ce qui engendre parfois des conséquences graves. Ce qui est primordial dans cette démarche est de faire un classement. Les dossiers, qu’ils soient au format papier ou au format électronique, doivent être classés de sorte à les retrouver facilement. Dans cet article, il s’agira du classement de la version numérique des documents administratifs au sein d’une entreprise. Nous allons découvrir ensemble ce que peut gagner une entreprise en mettant de l’ordre dans l’organisation numérique de ses dossiers.En effet, Il ne sert à rien de conserver des documents inutiles. Contentez-vous de garder l’essentiel. Par exemple, après avoir reçu et lu un courrier, demandez-vous s’il est nécessaire de le garder. Si ce n’est pas le cas, il est mieux de vous en débarrasser. Ne laissez pas les documents sans importance vous envahir, car ils vous compliqueront la tâche quand il s’agira de faire un classement.Quels sont donc les documents utiles à prendre en compte ?Que gagnerait-elle l’entreprise qui respectera cette bonne pratique organisationnelle ?

II - LISTE DES DOCUMENTS CLES AU SEIN D’UNE ENTREPRISE

– Registre de commerce (RC) – Attestation de régularité fiscale (ARF) -Déclaration fiscale d’existence (DFE) – Attestation de régularité CNPS – Attestation de bonne exécution (ABE) – Etc…

III - COMMENT ORGANISER CES DIFFERENTS DOCUMENTS ?

Chacun des documents suscités est utile et nécessaire dans une entreprise. A cet effet, chaque document doit être numérisé au format image avec un scanner en utilisant une bonne résolution et stocker dans un répertoire. Il est recommandé de créer ce répertoire sur une partition différente de la partition c, en le faisant on pourra sauver les fichiers en cas d’une défaillance du système d’exploitation. De plus, il faut Créer un fichier Word. Sur ce fichier doit être collé tous les documents scannés. Il ne faut pas oublier d’actualiser cette fiche à chaque fois qu’un document est renouvelé par l’entreprise.

1- Schéma du répertoire d’enregistrement

• Description

– Création du dossier nommé ‘’DOSSIERS ADMINISTRATIFS’’. Dans ce dossier on trouve les sous dossiers nommés respectivement ‘’registre de commerce, attestation de régularité fiscale, attestation de régularité CNPS, déclaration fiscale d’existence, attestation de bonne exécution et un fichier Word’’. A l’intérieur de chaque sous dossier se trouve les fichiers images des documents scannés.

Figure 1 : Répertoire de gestion des fichiers

III - COMMENT ORGANISER CES DIFFERENTS DOCUMENTS ?

1- En cas de demande d’un document par un membre administratif

Au cas où le Directeur ou un responsable de l’entreprise demande un document,il serait plus facile de le lui fournir. Même silasecrétaire souvent responsable de la gestion de ces documentsest indisponibletouteautrepersonne peutaisémentaccéderaux dossiersen deux clics.

2- En cas de participation à un appel d’offre

La plupart des entreprises disposent d’une documentions déjà établit qui décrit toutes les activités qu’ellesmènent en version numérique. Le respectscrupuleuxdes recommandations imposées par leschémaci-dessus fait gagner à l’entreprise plus de 50% de réalisation entermesde montage de dossier d’appel d’offres.

3- En cas d’une inondation ou d’un incendie

Les fichiers étant numérisés, ils sont facilement déplaçable à travers un support USB. Ils peuvent être sauvegardés dans un mail…. A l’ère des nouvelles technologies il est avantageux d’avoir la version numérique de chaque dossier utile pour toute entreprise.Nous avons sélectionnés certains dossiers dans notre article mais il peut s’étendre n’importe quel type de dossier.